Megújult ügyfélszolgálati rendszer a Polgármesteri Hivatalban

ARCHIVÁLT HÍR. Régebben jelent meg, tartalma már elavult lehet.

2016. március 1-től

A Polgármesteri Hivatallal (a továbbiakban: Hivatal) kapcsolatosan az ügyfelek részéről kialakított véleményt nagymértékben meghatározza egyrészt az ügyintézők személyes hozzáállása, a szakmaiság, a kommunikáció megfelelő volta, az ügymenet gyorsasága (a továbbiakban együttesen: ügyfélbarát hivatal), másrészt a Hivatalba történő megérkezéskor az ügyfeleket ért első benyomás.
Az ügyfél-elégedettség javítása nem könnyű feladat, főként azokon a területeken, ahol nem csupán jogosultság, hanem kötelezettség kerül megállapításra. Ennek ellenére a Hivatal vezetése fő célként tűzte ki egy korszerű, a szakmai elvárásoknak megfelelő, ügyfélbarát hivatal kialakítását.

A fenti célok elérése érdekében ez év elején több változtatásra is sor került mind a Hivatal szervezeti struktúráját, mind az épület egyes részeit érintően. Mindenekelőtt fontos kiemelni, hogy 2016. év elejétől kialakításra került a felújított ügyfélszolgálati helyiségben egy – a korábbiaknál valamennyivel nagyobb –, a szakmai előírásoknak megfelelő anyakönyvi tárgyaló.

Kiemelendő továbbá, hogy 2016. március elejétől a hatósági, valamint műszaki ügyekkel (pl. állattartási, birtokvédelmi ügyek, behajtási engedélyek, közterületfoglalási engedélyek kérése stb.) kapcsolatos panaszfelvétel szintén az ügyfélszolgálati helyiségben történik.
Itt lehet innentől kezdve kérelem-nyomtatványokat kérni a vonatkozó tárgyi ügyekben és ide kell azokat kitöltve benyújtani is. Erre amiatt van szükség, hogy az ún. back office munka (háttérmunka), azaz a kérelmek elbírálása (végzések, határozatok meghozatala) zavartalanul, gyorsan, hatékonyan és maximális szakértelem mellett történhessen a háttérben. Természetesen a nem egyszerű megítélésű és halaszthatatlan elbírálást igénylő ügyekben a Hatósági, Műszaki és Pályázatkezelő Iroda munkatársai az ügyfélszolgálati munkatárs jelzése alapján - a korábbaiknak megfelelően - állnak az ügyfelek rendelkezésére. Természetesen az ügyfélszolgálati iroda ad helyet a továbbiakban is az önkormányzati és jegyzői hatáskörben lévő szociális és gyámügyek, valamint a kereskedelmi tevékenységek bejelentésével és engedélyezésével kapcsolatos ügyek intézésének. 
Kiemelendő, hogy 2016. év elején egy modern, a kor körülményeinek immáron megfelelő információs pulttal felszerelt "recepció" került kialakításra a Hivatal főépületében. Funkciója az ügyfélkoordináció, a kérelem-nyomtatványok ügyfelek részére történő kiadása, valamint alapvető ügyekben tájékoztatás-nyújtás.

A főépületben 2016. március 1. napjától az előzetes bejelentkezés nélküli ügyfélfogadás, azaz a szabad bejutás ügyfélfogadási időben megszűnik. A bejelentkezés az ügyfélszolgálati helyiségben, valamint az információs pultnál helyet foglaló munkatársak segítségével történhet.
Fontos, hogy a fenti átalakításra amiatt volt szükség, mert ügyfélfogadási időben megfelelő érdemi munkavégzésre a főépület egyes irodáiban nem volt mód.
A komplex ügyfélszolgálati rendszer ily módon – az ügyfélszolgálati helyiségben - történő kiépítésével a szakmaiság magasabb színvonala, a pontosság, az ügyek és az eljárások gyorsabb lefolytatása mind az ügyfélbarát hivatal kialakítását eredményezheti.

Kérem az együttműködésüket a megújult ügyfélszolgálati rendszer megfelelő kialakításához és működtetéséhez!


   
        dr. Molnár Csaba
        jegyző