Adatvédelmi tájékoztató

Adatkezelési tájékoztató

Tájékoztatásunk a https://ocsa.hu honlapra és a honlapon nyilvánosságra hozott személyes adatok kezelésére terjed ki. A közhatalmi tevékenységünk körében végzett adatkezelési műveletekről minden esetben az adott ügytípusra vonatkozó tájékoztatással segítjük ügyfeleinket, átlátható, egyszerű módon.

1. Az adatkezelő

Neve: Ócsa Város Önkormányzata; Ócsai Polgármesteri Hivatal

Elérhetősége: polghiv@ocsa.hu

Képviselő neve: dr. Molnár Csaba vezető tisztségviselő

Telefonszáma: +36-29-378-125

Hivatalos levelezési cím: 2364 Ócsa, Bajcsy-Zs. u. 2.

Adatkezelő honlapjának címe: https://ocsa.hu  

 

2. Adatvédelmi tisztviselő elérhetősége

Récsényi Ügyvédi Iroda (Dr. Récsényi Attila ügyvéd, cím: 2364 Ócsa, Bajcsy-Zs. u. 2., e-mail: adatvedelem@ocsa.hu, mobil: +36 30 165 5361)

 

3. A honlapunkkal összefüggésben kezelt személyes adatok köre, az adatkezelés jogalapja és célja

 

1. Ügyfeleink és más érintettek elérik hivatalunkat a nyilvános telefonszámaink bármelyikén

 

Ha kapcsolatfelvételi célból közvetlenül a központi telefonszámunkat hívja (+36-29-378-125), egy automata fogadja a hívást és a mellék tárcsásázását követően tud beszélni azzal a személlyel, akit konkrétan hívott.

Milyen adatot látunk Önről, miért kezeljük és mi alapján?

Megismerjük a telefonszámát, amennyiben nem rejtett számról tárcsázza hivatalunkat, majd bemutatkozást követően a nevét is. Általános kérdéseket teszünk fel a telefonbeszélgetés során, ezek között mindenképpen szerepel a „milyen ügyben” telefonál. Személyes adatokat egyebekben a telefonbeszélgetés során nem kérdezünk, nem rögzítünk, és nem is közlünk, mert egyedi, konkrét személyhez köthető ügyekben telefonon nem nyújtunk felvilágosítást. A hozzájárulása alapján kezeljük ezeket az adatokat, azért, hogy kezdeményezésére telefonon általános felvilágosítást, tájékoztatást nyújtsunk.

Meddig őrizzük meg ezeket az adatokat?

Hozzájárulása visszavonásáig. Készülékünk tárolja a hívószámokat 100 db bejövő hívásig, majd ezt követően a korábbi hívószámok automatikusan törlődnek rendszerünkből. Tapasztalataink alapján ez 5-6 munkanapon belül megtörténik. Amennyiben nem tudunk a kérdéseire a telefonbeszélgetés során válaszolni vagy ügyintézőnk nem elérhető, és emiatt visszahívást ígérünk, telefonszámát felírjuk.

Hogyan vonhatja vissza a hozzájárulását?

Hozzájárulása visszavonható egy üzenettel, amelyet a muszak2@ocsa.hu e-mail címre várunk, ebben az esetben telefonszámát törölni fogjuk híváslistánkról legkésőbb a hozzájárulás visszavonását követő munkanap végéig. A hozzájárulás visszavonását megelőző adatkezelésünk jogszerűnek számít.

 

2. Ügyfeleink elérik hivatalunkat elektronikus úton is, a nyilvános levelezési címeink bármelyikén

Milyen adatot látunk Önről, miért kezeljük és mi alapján?

Nyilvános elektronikus levelezési címeinkre közvetlenül is küldhet üzenetet, az így küldött üzenetnél megismerjük a nevét, az e-mail címét és minden további személyes adatát, amelyet az üzenetben elhelyez (pl. foglalkozás, telefonszám, fénykép az aláírásnál, személyes információk). A hozzájárulása alapján kezeljük ezeket az adatokat, azért, hogy írásban vagy telefonon beszélgetést folytassunk, kérésére tájékoztassuk eljárásainkról az ügyintézés részleteiről, vagy az Önt foglalkoztató bármely kérdésre válaszoljunk.

Meddig őrizzük meg ezeket az adatokat?

Hozzájárulása visszavonásáig, vagy törlésig, amennyiben levele nem kerül iktatásra. A beérkező leveleket nem iktatjuk minden esetben. A nem iktatott levelek törlésre kerülnek, amint a levélben történő beszélgetés lezárult, de legkésőbb az éves felülvizsgálat során. Munkatársaink rendszeresen átnézik a saját levelezőrendszerüket, legalább évente egy alkalommal és a nem iktatott levelezéseket törlik. A központi e-mail címünkre küldött üzenete sok esetben továbbításra kerül az adott ügyben válaszadásra, intézkedésre jogosult munkatársunkhoz, aki szintén törli a nem iktatott elektronikus üzeneteket, amint a levél ügyintézést nem igényel

Hogyan vonhatja vissza a hozzájárulását?

Hozzájárulása visszavonható egy üzenettel, amelyet a muszak2@ocsa.hu e-mail címre, vagy más e-mail címünkre várunk, amelyre az eredeti üzenetet is küldte, ebben az esetben egy munkanapon belül törölni fogjuk az üzenetét, amelyről másolatot nem tartunk meg és nem kerül át a neve sem egy másik listára, amely a törölt üzeneteket tartalmazza. A hozzájárulás visszavonását megelőző adatkezelésünk jogszerűnek számít.

Mi történik, ha iktatásra került az e-mail?

Az iktatott leveleket levelezőrendszerünkben és ügyfelünk saját ügyében az iratanyagában tároljuk, jogi kötelezettségünk alapján. Az iktatásra kerülő levelek iratmegőrzési idejét külön jogszabály írja elő, ügytípustól függően ez lehet egy vagy akár 50 év is. Az iratmegőrzési időkről minden ügyfelünket tájékoztatjuk a konkrét ügy mellé rendelt tájékoztatóinkban.

 

3. A hivatalos levelezési címünkre érkezett postai küldeményekkel kapcsolatos adatkezelésünk

Milyen adatot látunk Önről, miért kezeljük és mi alapján?

A hivatalos levelezési címünkre küldött küldemények esetén megismerjük a nevét, a levelezési címét és minden további személyes adatát, amelyet a küldeményben feltár. A hozzájárulása alapján kezeljük ezeket az adatokat, amennyiben nem kerülnek iktatásra. Ha egy küldemény iktatásra kerül, az azt jelenti, hogy jogi kötelezettségünk az adatok rögzítése és tárolása, az ügyfelek egyértelmű beazonosítása, az ügyek nyomon követhetősége érdekében.

Meddig őrizzük meg ezeket az adatokat?

Ha nem kerül iktatásra a levél, megsemmisítjük, a minden évben esedékes iratselejtezés során. Az iktatott levelek megőrzési időtartama összhangban áll a vonatkozó jogszabályokban előírt iratmegőrzési időkkel, ezekről a konkrét ügytípusokhoz rendelt tájékoztatóban informálódhatnak.

Hogyan vonhatja vissza a hozzájárulását?

Hozzájárulása visszavonható egy üzenettel, amelyet a muszak2@ocsa.hu e-mail címre küld. Tájékoztatjuk, hogy az adatkezeléshez történő hozzájárulást kizárólag az egyébként sem iktatott postai küldemények körében van lehetősége visszavonni. Az iktatott ügyiratokat jogi kötelezettségünk alapján kezeljük és a megőrzési időt is jogszabály írja elő.

 

A jogi kötelezettségből következik

A jogi kötelezettségünk alapján kezelt és iktatott postai küldemények esetén a fent felsorolt személyes adatok megadása kötelező. Ha nem kapjuk meg a kért adatokat, a küldeményre nem tudunk válaszolni, vagy ügyfelünket nem tudjuk beazonosítani, így érdemi intézkedés vagy válasz nélkül marad a megkeresése.

 

4. A Hivatali kapun keresztül érkező megkeresések

A közfeladatok gyors, gazdaságos, hatékony ellátása céljából elektronikus ügyintézési lehetőséget biztosítunk meghatározott ügyekben. Ezekben az esetekben az Ön megkeresése, kérelme a Hivatali kapun keresztül érkezik be hivatalunkba. A hivatali kapu használatának sajátossága, hogy az igénybevételt megelőzően az Ön azonosítása megtörténik.

Milyen adatot látunk Önről, miért kezeljük és mi alapján?

A beérkező iratból megismerjük a nevét, születési nevét, anyjának nevét, születési helyét és idejét, címét és minden más személyes adatot, amelyet a konkrét ügyben, kérelemben, megkeresésben megad.

Adatkezelésünk jogalapja a jogi kötelezettség, a rendszer kizárólag az Ön azonosítását célzó és az adott ügyben feltétlenül szükséges adatok megadását teszi lehetővé.

Meddig őrizzük meg ezeket az adatokat?

A tárolás időtartama az adott ügytípustól függő iratmegőrzési határidőkkel összhangban áll. Az egyes ügytípusokról külön, részletes tájékoztatást nyújtunk az áttekinthetőség érdekében.

Mi történik, ha nem kapjuk meg a kért adatokat?

A rendszer használata lehetetlenné válik. Nem lehetséges elküldeni, sőt a rendszerbe való belépés is lehetetlen a személyes adatok megadása nélkül.

 

5. A nyilvános képviselő-testületi ülések jegyzőkönyvei és kötelező mellékletei

Milyen adatot látunk Önről, miért kezeljük és mi alapján?

Jogi kötelezettségünk a nyilvános ülések jegyzőkönyvét és a jegyzőkönyvek mellékletét képező előterjesztéseket nyilvánosságra hozni, bárki számára megismerhetővé tenni. A jegyzőkönyvekben esetenként előfordulhat, hogy személyes adatok is szerepelnek. Az előterjesztések készítése során szem előtt tartjuk az adattakarékosság elvét, az előterjesztések annyi személyes adatot tartalmaznak, amennyi feltétlenül szükséges az előterjesztéssel érintett természetes személy beazonosításához, a döntés meghozatalához vagy a testület tájékoztatásához.

Meddig őrizzük meg ezeket az adatokat?

A képviselő-testületi ülések jegyzőkönyvei és kötelező mellékletei nem selejtezhető iratok. A honlapon legalább egy évig kint kell tartanunk az előterjesztéseket. 15 év elteltével irattárba helyezendő valamennyi jegyzőkönyv és előterjesztés.

 

A személyes adatokat kötelező megadni

Zárt ülésen készült jegyzőkönyvet nem hozunk nyilvánosságra, anonimizált módon sem. Az előterjesztésben szereplő adatokat kötelező megadni, a megalapozott döntést szolgálja, hogy az előterjesztéssel érintett természetes személy beazonosítható legyen.

 

6. Városi Lapunk az Ócsai Kisbíró

Településünk mindennapjait, közérdekű híreit, legfontosabb eseményeit, programajánlóit az Ócsai Kisbíró című, havonta megjelenő városi lapban mutatjuk be. A városi lap minden lapszáma elérhető a honlapunkon.

Milyen adatot kezelünk, miért kezeljük és mi alapján?

A közérdekből nyilvános személyes adatokon túl abban az esetben fordulhat elő, hogy az Ön személyes adatát (nevét, véleményét, tevékenységét, képmását) tartalmazza a városi lapunk, ha Ön ehhez hozzájárul. Az előkészítő munka során megkérdezzünk Önt, egyidejűleg részletesen tájékoztatjuk, milyen célból, milyen személyes adatát szeretnénk megjeleníteni.

Meddig őrizzük meg ezeket az adatokat?

Hozzájárulása visszavonásáig, amelyet a konkrét lapszám megjelenéséig vonhat vissza. A megjelenést követően jogos érdekünk alapján kezeljük a kész kiadványt, abból nem tudunk részleteket törölni. A tiltakozáshoz való jogot biztosítjuk.

Hogyan vonható vissza a hozzájárulás?

Hozzájárulása visszavonható egy üzenettel, amelyet a borsos.anett@ocsa.hu e-mail címre várunk, ebben az esetben nem kerül bele az újságba az Ön személyes adata. A hozzájárulás visszavonását megelőző adatkezelésünk jogszerűnek számít. Lapzártát követően nincs lehetőségünk megváltoztatni a kész kiadvány tartalmát.

 

7. Fényképgaléria a https://ocsa.hu oldalon

Milyen adatot kezelünk, miért kezeljük és mi alapján?

A felismerhető természetes személyeket ábrázoló fénykép (képmás) szintén személyes adat. Ezeknek a fényképeknek a nyilvánosságra hozatala csak akkor lehetséges, ha a fényképen szereplő személy, vagy 16 év alatti kiskorú esetén a törvényes képviselője ahhoz hozzájárul. A weboldalunkon elhelyezett fényképek és videók szereplőinek képmását hozzájárulás alapján kezeljük.

Meddig őrizzük meg ezeket az adatokat?

Hozzájárulás visszavonásáig vagy a galéria honlapról történő törléséig.

Hogyan vonható vissza a hozzájárulás?

Hozzájárulása visszavonható egy üzenettel, amelyet a muszak2@ocsa.hu e-mail címre várunk, ebben az esetben törölni fogjuk a weboldalunkra kihelyezett fényképet. A hozzájárulás visszavonását megelőző adatkezelésünk jogszerűnek számít.

 

8. Honlapunk nem kezel sütiket

A süti (cookie) egy kis fájl, amely akkor kerül a számítógépre, amikor egy webhelyet látogat meg. A sütik számtalan funkcióval rendelkeznek. Többek között információt gyűjtenek, megjegyzik a látogató egyéni beállításait, és általánosságban megkönnyítik a weboldal használatát a felhasználók számára.

Honlapunk egyáltalán nem kezel sütiket.

 

9. A helyiSzaki.hu weboldal

Honlapunkról megnyitható a helyiSzaki.hu oldal. Amennyiben erre a feliratra kattint, Ön átkerül egy új weboldalra, amelynek az adatkezelője az UINet Kft.; (2072 Zsámbék, Csillagerdő u. 22.) a személyes adatok kezeléséért is ő a felelős, adatkezelési tájékoztatóját itt olvashatja:  http://www.helyiszaki.hu/files/adatkezeles.pdf

 

4. Munkatársainkon kívül ki ismeri meg a személyes adatokat?

Tárhelyszolgáltatás

Computerfutár Kft.; Székhely: 2364 Ócsa, Nefelejcs u. 35.; Adószám: 23163751-2-13; Telefonszám: 06-29-379-204; E-mail: info@computerfutar.hu

(Érvényes, írásbeli adatfeldolgozói szerződés alapján hozzáférés a honlap teljes tartalmához és a levelezőrendszerhez. Elsődleges feladatuk a személyes adatok tárolása.)

 

5. Adattovábbítás harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére

Személyes adatokat nem továbbítunk harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére.

 

6. Az ügyfeleink és más érintettek jogai

Az adatkezelés teljes időtartama alatt élhet a következő jogosultságokkal:

1. Hozzáférés a személyes adatokhoz

Jogosult visszajelzést kérni arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e és ha igen, hivatalunk tájékoztatja, miért kezeljük ezeket, milyen adatokat kezelünk, kinek adjuk át, meddig tároljuk, milyen egyéb jogokat biztosítunk Önnek, hol tehet panaszt stb.

 

2. Helyesbítéshez való jog

Ha elírtuk a nevét, a telefonszámát, az e-mail címét vagy bármely más személyes adatát, kérésére helyesbítjük vagy kiegészítjük azokat. Ha valakinek átadtuk a személyes adatait, őt is értesítjük a módosítási igényről.

 

3. Személyes adatok törléséhez (az „elfeledtetéshez”) való jog

Indokolatlan késedelem nélkül töröljük az összes személyes adatot Önről, ha visszavonta a hozzájárulást a hozzájáruláson alapuló adatkezelésünkhöz, vagy már nincs szükségünk az adatokra abból a célból, amiért elkértük.

Ha jogalap nélkül kezeltünk Önről egy személyes adatot, szintén törölni fogjuk.

Ha Ön szerepel a fényképgalériánkban kihelyezett valamelyik fotón, majd később élni szeretne az elfeledtetéshez való jogával, megtesszük az ésszerűen elvárható intézkedéseket, hogy ezt biztosítsuk.

 

4. Személyes adatok korlátozásához való jog

Ha úgy gondolja, nem kezeljük pontosan a személyes adatait, kérheti a korlátozást, amíg nem tisztázzuk a kérdést.

Előfordulhat, hogy törölni szeretnénk egy adatot, de Önnek van rá szüksége, mert pl. jogi igényei érvényesítéséhez szükséges. Ilyenkor is kérheti, hogy törlés helyett korlátozzuk a személyes adatok kezelését, azaz tároljuk.

 

5. Tiltakozás a személyes adatok kezelése ellen

Tiltakozhat a személyes adatok kezelése ellen, ha jogos érdeken alapul az adatkezelésünk. Ilyen jogalappal a honlapunkon nem kezelünk személyes adatot.

                                                                                                             

6. Adathordozhatóság

Kérheti, hogy az automatizált módon történő adatait tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban átadjuk, vagy elküldjük egy másik adatkezelőnek. Ezt csak akkor kérheti, ha adatkezelésünk jogalapja a hozzájárulás vagy a szerződés. Ezesetben nagyon szívesen átadjuk Önnek vagy más adatkezelőnek ezeket az adatokat.

 

7. Panasz benyújtása

Ha úgy érzi, szabálytalanul kezeljük a személyes adatait, örömmel segítünk kérjük forduljon ügyfélszolgálatunkhoz. Itt várjuk az üzenetét: muszak2@ocsa.hu

Bíróság előtt is érvényesítheti a jogait. Erre polgári per keretében van lehetőség. A per elbírálása a törvényszék hatáskörébe tartozik. A lakóhelye szerinti törvényszékre kell benyújtania a keresetet (a törvényszékek felsorolását és elérhetőségét ezen a linken találja:  http://birosag.hu/torvenyszekek ).

Bármilyen személyes adattal kapcsolatos panasszal, kérdéssel felkeresheti a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságot is, őket ezen a címen éri el (cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11., levelezési cím: 1363 Budapest, Pf.: 9., e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu, telefon: +36 (1) 391 1400).

 

8. Automatizált döntéshozatal

Automatizált döntéshozatali tevékenységet nem folytatunk.

 

9. A megfelelő biztonság

Biztonsági rendszerünk kialakítása során figyelembe vettük a tudomány és a technológia állását, az adatkezelés jellegét, hatókörét, körülményeit, céljait, és a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett változó valószínűségű és súlyosságú kockázatot.

Honlapunk és tárhelyünk biztonságáról állandó informatikai partnerünk gondoskodik.

 

10. Egyéb rendelkezések

Tájékoztatónk 2018. május 25-én lép hatályba és amint olyan új iránymutatások, állásfoglalások, részletszabályok válnak ismertté, amelyek miatt módosítanunk kell, felülvizsgáljuk a tartalmat.

 

Ócsa, 2018. május 25.

 

---

Tájékoztatónk készítésekor a következő forrásokra támaszkodtunk, a tájékoztatóban nem szereplő kérdésekben is ezeket tartjuk irányadónak:

1. Az Európai Parlament és Tanács (EU) 2016/679 rendelete a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és a ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (39); (42); (50); (55); (60)-(63); (66); (71) preambulumbekezdései, továbbá a 12-22. cikk és

http://naih.hu/files/CELEX_32016R0679_HU_TXT.pdf

2. Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény

https://net.jogtar.hu/getpdf?docid=a1100112.tv&targetdate=20180101&printTitle=2011.+%C3%A9vi+CXII.+t%C3%B6rv%C3%A9ny

3. a NAIH ajánlása az előzetes tájékoztatás adatvédelmi követelményeiről (2015.10.09.) alapján. https://naih.hu/files/tajekoztato-ajanlas-v-2015-10-09.pdf
4. a 29-es Adatvédelmi Munkacsoport iránymutatása az előzetes tájékoztatásról (17/EN WP259 rev.01 – utolsó módosítás: 2018.04.10.);

http://naih.hu/files/wp259rev.01_EN_Guidelines_on_Consent.pdf

5. 29-es Adatvédelmi Munkacsoport iránymutatása az átláthatóságról (17/EN WP260 rev.01 – utolsó módosítás: 2018.04.11.) http://naih.hu/files/wp260rev.01_EN_Guidelines_on_Transparency.pdf

 

Az adatvédelmi tájékoztató III. pontjában közérthetően megfogalmazott jogalapok meghatározásakor ezeket a jogszabályhelyeket vettük figyelembe:

1. Ügyfeleink és más érintettek elérik hivatalunkat a nyilvános telefonszámaink bármelyikén

Az Európai Parlament és Tanács (EU) 2016/679. rendelete 6. cikk (1) bek. a) pontjával összhangban adatkezelésünk jogalapja a hozzájárulás.

2. Ügyfeleink elérik hivatalunkat elektronikus úton is, a nyilvános levelezési címeink bármelyikén

Az Európai Parlament és Tanács (EU) 2016/679. rendelete 6. cikk (1) bek. a) pontjával összhangban adatkezelésünk jogalapja a hozzájárulás.

3. A hivatalos levelezési címünkre érkezett postai küldeményekkel kapcsolatos adatkezelésünk

Az Európai Parlament és Tanács (EU) 2016/679. rendelete 6. cikk (1) bek. a) vagy c) pont alapján adatkezelésünk jogalapja a hozzájárulás vagy a jogi kötelezettség, a küldemény tartalmától függően. A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 6. § (úgy kell megszervezni az iratkezelést, hogy a szervhez érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen).

4. A Hivatali kapun keresztül érkező megkeresések

Az Európai Parlament és Tanács (EU) 2016/679. rendelete 6. cikk (1) bek. c) pont alapján adatkezelésünk jogalapja a jogi kötelezettség, az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény. 10. §

5. A nyilvános képviselő testületi ülések jegyzőkönyvei és kötelező mellékletei

Az Európai Parlament és Tanács (EU) 2016/679. rendelete 6. cikk (1) bek. c) pont alapján adatkezelésünk jogalapja a jogi kötelezettség; A Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény 46. § (1) bekezdés (testületi ülés nyilvánossága); az önkormányzati hivatalok egységes irattári tervének kiadásáról szóló 78/2012. (XII. 28.) BM rendelet melléklete (megőrzési idő); Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény melléklete a közzétételi listáról

6. Városi Lapunk az Ócsai Kisbíró

      Az Európai Parlament és Tanács (EU) 2016/679. rendelete 6. cikk (1) bek. a)-b) és f) pontok;

7. Fényképgaléria a https://ocsa.hu oldalon

Az Európai Parlament és Tanács (EU) 2016/679. rendelete 6. cikk (1) bek. a) és a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. tv. 2:48. § (hozzájárulás a nyilvánosságra hozatalhoz).